La digitalización de las empresas es fundamental para poder afrontar los retos que están por llegar. Debemos tener en cuenta que cuando hablamos de digitalización de una empresa, son varios los puntos que tenemos que considerar. Por un lado está el uso de nuevo software y herramientas digitales para poder crecer y adaptarnos al mundo digital, como ya os comentábamos en este artículo sobre transformación digital. Por otro lado nos encontramos con la adaptación de recursos analógicos al mundo digital, es decir, la digitalización de documentos.
En este post queremos adentrarnos en la digitalización de documentos en las empresas, ya que es, sin lugar a dudas, uno de los elementos que más positivamente puede afectar a nuestra organización. Cuando llevamos a cabo una digitalización de documentos efectiva, conseguimos muchos beneficios. Vamos a echarle un vistazo a todos los elementos y beneficios que conseguimos cuando damos este paso dentro de nuestra empresa.
Ahorra gracias a la digitalización de documentos
Uno de los beneficios más inmediatos y que, además, es uno de los que más interesan a las empresas, es el importante ahorro de costes que obtenemos gracias a la digitalización de documentos. Debemos tener en cuenta que cuando iniciamos la transición analógica y pasamos del mundo del papel hacia el mundo digital, conseguimos tenerlo todo fácilmente localizable y organizado y, como es evidente, esto solo puede aportarnos beneficios.
El primer punto de ahorro se encuentra en el dejar de utilizar papel, que supone un importante coste para las empresas año tras año. No solo como soporte para los documentos, sino también por la cantidad de desperdicio y errores que se generan.
El segundo punto de ahorro, se encuentra en la organización de toda la documentación. Hay empresas que generan multitud de documentos que, lógicamente, se tienen que almacenar y organizar debidamente en archivos que requieren espacio de oficina para poder ser almacenados. Esto tiene un coste en metros cuadrados de oficina que podemos ahorrar gracias a la digitalización de documentos.
El tercer punto de ahorro, se encuentra en los consumibles que se utilizan de forma frecuente para la producción de documentos en formato papel, como la tinta o el tóner. Al crear documentos en formato digital, no necesitaremos volver a comprar este tipo de consumibles que también suponen importantes gastos para las empresas año tras año. Además, no necesitaremos ni siquiera realizar inversiones en la maquinaria necesaria para imprimir documentos o fotocopiarlos.
Flexibilidad y rapidez con la digitalización de documentos
Otra de las claves dentro del paso al mundo digital en el área de la digitalización de documentos por parte de las empresas, es que se gana en flexibilidad y rapidez. Esta es sin duda una de las señales distintivas de las empresas que han dado el salto a la digitalización. Un sencillo ejemplo que clarifica este punto, es el del empleado que tiene que ir a buscar al archivo de la empresa un documento antiguo para poder revisar una información.
Si se digitalizan los documentos dentro de la empresa, esta situación no se vuelve a producir. Los empleados buscan en un archivo digitalizado, los documentos que necesitan, los comparten con agilidad, los presentan ante quien los tengan que presentar y todo ocurre dentro de un flujo de trabajo ágil y flexible para todos los implicados.
En el caso de tener que compartir documentación con agentes externos a la empresa, como podrían ser clientes o proveedores, la digitalización de documentos también nos permite hacerlo de forma mucho más ágil y segura. La digitalización de documentos ofrece, además, la posibilidad de generar documentación de forma automática: autocompletarlos a partir de plantillas prediseñadas, generar facturas con la base datos de clientes o mandar e-mails automáticos.
En el marco del proyecto Wattwin, del que ya os hablamos en este artículo sobre digitalización de empresas del sector eléctrico, Wheel Hub ha desarrollado un gestor documental. Con él se pueden crear plantillas en PDF, XLSX y DOCX que se pueden autocompletar con los datos de los clientes registrados en la plataforma. De esta manera, una vez creada la plantilla, se puede generar, por ejemplo, un presupuesto, un mail, una propuesta con datos técnicos de la instalación o cualquier documento que afecte a un cliente de manera personalizada en un solo click.
Seguridad en la organización
Otro punto clave es el de la seguridad. Hay que tener en cuenta que aplicar protocolos de seguridad en la información que manejamos es clave para el éxito de la organización. Con la digitalización de documentos, conseguimos olvidarnos de problemas de seguridad relacionados con el almacenaje y procesamiento de la información. Si quieres más información sobre seguridad en internet, te contamos más en este artículo.
Gracias a procesos de almacenaje de información digital, por un lado cumplimos fácilmente con la normativa vigente en materia de, por ejemplo, protección de datos, y por otro lado, conseguimos una capa de seguridad adicional al poder almacenar elementos en servidores seguros alojados en la nube.
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