Gestión de equipos remotos

Innovación
Gestión de trabajo remoto

Mejorando la eficiencia operativa

Aunque el teletrabajo ha traído consigo ventajas muy competitivas, trazar un plan para mejorar la gestión de equipos remotos se ha convertido en una necesidad para las empresas.

Pues al tratarse de una metodología de trabajo mucho más flexible, es conveniente mantener una comunicación fluida, cercana y comprobar el cumplimiento de las distintas tareas corporativas.

Precisamente es la comunicación una base fundamental para coordinar con equipos de trabajo remoto, el 53% de las organizaciones mundiales consideran como una prioridad involucrar a sus empleados en los procesos corporativos más relevantes.

Y esto no es todo, en ese mismo estudio determinaron la importancia de llevar a cabo una relación profesional donde resalten los valores corporativos y donde queden bien establecidos los objetivos que persigue la empresa.

Pero, ¿Cómo se puede lograr esto? En esta guía te contaré cómo mejorar la gestión de equipos de trabajo remoto a partir de la automatización y el uso de herramientas tecnológicas de gran nivel.

Aprovecha el uso de flujos de trabajo para incrementar la coordinación con tu equipo

La voluminosa cantidad de datos que maneja una empresa a diario puede resultar abrumadora e influir de manera negativa en la gestión de tu equipo de trabajo.

Las empresas cada vez se ven más en la necesidad de disponer de herramientas de automatización o flujos de trabajo para mejorar la coordinación y la eficacia en el seguimiento de proyectos.

Los especialistas sugieren apostar por simplificar los procesos y disponer de un ecosistema competente para facilitar la toma de decisiones de manera ágil y en menos tiempo.

Slack es una de las herramientas más competitivas para obtener escenarios de flujo de trabajo 100% personalizados. Y este es un factor clave para mejorar la cohesión y la efectividad de comunicación con tu equipo de trabajo.

Al pensar en mejorar la gestión de equipos remotos debes identificar tus objetivos, los expertos en el tema sugieren centrarse en promover dinámicas profesionales que destaquen por maximizar la productividad sin descuidar la eficacia, logrando esto desde una sola plataforma.

Slack como solución para la gestión de equipos remotos

Una de las brechas más significativas al momento de gestionar la comunicación y dar seguimiento a las tareas, es superar el tiempo de aprobación.

Es muy tedioso recibir un mail extenso y con múltiples documentos adjuntos, pues esto hace que demore más la recepción del feedback.

La buena noticia es que Slack ayuda a consolidar toda la información necesaria para que las partes involucradas del equipo revisen de forma práctica el cumplimiento de los objetivos, y den una retroalimentación.

Además, la plataforma cuenta con una función integrada para acceder a hilos de conversaciones donde destaquen los puntos más importantes de cada proyecto.

De esta manera tus trabajadores no se perderán en el mar de información de la empresa, sino que tendrán acceso a todos los contenidos, opiniones y recursos de interés de manera instantánea.

Esto también reduce la necesidad de pautar reuniones debido a que el proceso de trabajo no está avanzando con fluidez o porque no se encuentra alguna información necesaria para ejecutar alguna acción.

Pero, ¿Qué es exactamente Slack?

Slack es una plataforma de comunicación diseñada para crear un flujo de trabajo efectivo para las organizaciones, en donde se establece un espacio para las conversaciones colectivas.

Cuando se trata de mejorar la gestión de equipos remotos, esta es una de las mejores herramientas para simplificar y mejorar la comunicación. Proporciona un espacio colaborativo ideado para optimizar el rendimiento en el trabajo.

Asimismo, en Slack se crean proyectos, se delegan tareas y se realiza un seguimiento muy preciso al desarrollo de las mismas. La plataforma también permite compartir documentos y distintos formatos de archivos.

Quizás pienses que esta herramienta para optimizar el flujo de trabajo es más recomendada para empresas emergentes, pero realmente gracias a su capacidad de automatización está al nivel del uso de grandes corporaciones como Starbucks.

Funciones de Slack para gestión de equipos remotos

Slack facilita la comunicación en grupos y crea un espacio de trabajo online que hace mucho más práctico el intercambio de ideas y la repartición de responsabilidades.

La plataforma permite el registro de usuarios de distintas partes del mundo para crear un grupo diverso en donde toda la información se encuentre en un mismo espacio digital.

La metodología de esta herramienta permite dividir el panel de trabajo en subcanales, de esta forma la comunicación se focaliza hacia el seguimiento de proyectos en específicos aumentando considerablemente la productividad.

Esta función es una excelente alternativa para crear un canal de comunicación más fluido en donde todos los participantes tengan la misma oportunidad de intercambiar ideas y generar aportes de valor.

Con Slack podrás llevar a cabo funciones como las siguientes:

  • Compartir documentos, imágenes, videos o audios.
  • Organizar reuniones a través de llamadas en tiempo real.
  • Tener conversaciones privadas en directo con colaboradores.
  • Compartir enlaces externos para complementar información.
  • Tener una visión general sobre la ejecución de múltiples tareas en simultáneo.

Beneficios de Slack para mejorar la gestión de tu equipo de teletrabajo

¿Puede esta herramienta mejorar la gestión de equipos de trabajo remotos? La respuesta es un rotundo sí, pues también se trata de una plataforma muy accesible disponible para dispositivos móviles, tablets y ordenadores.

Si aún no tienes una idea detallada acerca de cómo implementar Slack puede ayudarte a optimizar la coordinación con tu equipo de teletrabajo, toma nota de los siguientes beneficios.

Ayuda a aumentar y facilitar la comunicación con tu equipo

Al disponer de equipos informáticos es muy fácil distraerse y este es uno de los retos más significativos en cuanto a la gestión de grupos de teletrabajo, es importante disponer de un canal de comunicación bien estructurado.

La buena noticia es que Slack además de tener funciones de mensajería muy completas, también permite organizar y llevar a cabo reuniones mediante llamadas de audio y videos.

Asimismo, permite compartir la pantalla para que los equipos de trabajo puedan abordar puntos específicos de forma inmediata y sin limitaciones.

Otro aspecto de valor sobre el uso de esta herramienta es el desarrollo de un sistema de búsqueda intuitivo, el cual a través de palabras clave o incorporación de hashtag aporta la información necesaria mucho más rápida de lo que sería al buscar en el correo electrónico.

Es capaz de adaptarse a otros sistemas e integraciones

Slack es una excelente herramienta para la gestión de equipos remotos gracias a su flexibilidad, incluso se puede complementar con las ventajas de la inteligencia artificial para mejorar la comunicación interna.

La plataforma se vincula de forma sencilla con el sistema de correo electrónico, herramientas de marketing, chats en vivo y con otras herramientas para la automatización.

Y lo mejor es que se trata de una herramienta en constante actualización y que se mantiene a la vanguardia con las últimas novedades en el sector. Todo esto para abastecer las necesidades reales de su público objetivo.

Permite el ahorro del tiempo gracias a su interfaz amigable

No hace falta ser un experto para sacar el máximo provecho del uso de esta herramienta, y todo esto es posible gracias a su interfaz amigable e intuitiva.

En primer lugar aparece el panel principal en donde verás tus mensajes sin leer, hilos de conversación, menciones, mensajes guardados y el panel de búsqueda para usuarios o canales específicos.

Además, debajo del panel principal encontrarás múltiples herramientas para incrementar las funciones de Slack y proveer a tu negocio el control necesario para el cumplimiento de los objetivos pautados.

Tendencia Onboarding Digital para el ingreso de nuevos trabajadores

Hasta el momento te he compartido algunas estrategias acerca de cómo optimizar la gestión de equipos remotos. Pero, ¿Qué ocurre con el proceso de reclutamiento a distancia?

Esta es una fase de gran importancia para asegurar la consolidación de un grupo profesional, y aunque no lleves el proceso de manera presencial puedes finalizarlo con éxito usando las herramientas correctas.

El Onboarding Digital es una tendencia diseñada para facilitar el ingreso de nuevos trabajadores en paneles online, y su aplicación ha sido eficiente en empresas de múltiples sectores.

Si bien es fácil entender el concepto de esta metodología el verdadero reto está en llevar a cabo su aplicación de manera exitosa. Las siguientes recomendaciones te permitirán integrar a nuevos trabajadores para facilitar su adaptación en tu dinámica de trabajo.

Comparte toda la información que necesitará el nuevo trabajador

Uno de los aspectos clave sobre la optimización de equipos remotos es reducir la pérdida del tiempo para optimizar la productividad.

Es por esto que sería un error que el nuevo trabajador tenga que consultar a los supervisores acerca de las funciones a desempeñar en su cargo o que solicite los recursos necesarios para esto.

Los líderes deben anteponerse a esta petición, y nuevamente queda reflejado el gran beneficio de disponer de una herramienta para mejorar la comunicación y delegar tareas, como Slack. Pues nada mejor que poder compartir archivos e información al instante.

Haz mención del nuevo trabajador e inclúyelo en los canales de comunicación de la empresa

Aunque el trabajo digital tiene algunas limitaciones y diferencias en torno a la metodología convencional, merece la pena mantener ciertas costumbres como darle la bienvenida al nuevo miembro del equipo.

Asimismo, no puedes pasar por alto detalles súper importantes como incluir al nuevo trabajador en los canales de comunicación. Recuerda que Slack permite crear subcanales para abordar temas o proyectos en específico.

Gracias a esto puedes tener un canal para tratar temas sobre recursos humanos y otro para tratar temas acerca de tus estrategias de marketing. ¡Y todo se mantiene mucho más organizado!

Organiza reuniones para que los nuevos trabajadores se adapten a tu dinámica

Por lo general, la llegada de un nuevo trabajador involucra organizar varias reuniones sobre todo cuando hablamos de trabajo remoto.

Recuerda que puedes delegar esta función a otro miembro de tu equipo para centrarte en algunas otras tareas que sean de mayor prioridad según tu cargo.

Asegúrate de que estos encuentros permitan resolver dudas y facilitar un poco la interacción y complementación con el resto del equipo de trabajo.

Recuerda que el proceso de adaptación puede llevar un poco de tiempo y es necesario ser consciente con esto, da un plazo prudente para que el nuevo trabajador asuma las rutinas diarias con mayor destreza.

Recomendaciones finales de expertos para la gestión de equipos remoto

Ahora que sabes que las herramientas de automatización son excelentes recursos para mejorar la gestión de tu equipo de trabajo remoto, te compartiré algunos tips que te permitirán alcanzar mejores resultados.

Clarifica cuáles son los objetivos y responsabilidades

Uno de los errores más complicados en la gestión de equipos remotos es no establecer con claridad cuáles son los objetivos y responsabilidades adheridos a cada integrante.

Esto denota una evidente falta de comunicación y puede ralentizar el cumplimiento de tus propósitos corporativos incluso generar pérdidas para tu negocio.

Toma en cuenta la gestión del tiempo al liderar proyectos

La gestión del tiempo es un factor que no debes pasar por alto, de hecho las tareas asignadas pueden tener una estimación de tiempo para su culminación dependiendo del grado de dificultad que tenga.

Un equipo altamente cualificado tiene detrás a un líder muy competente, pero complementar con el uso de herramientas de flujo de trabajo ayuda a superar los retos que impiden la productividad.

Evalúa el desempeño del equipo y busca oportunidades de mejora

Conocer las fortalezas y debilidades de tu equipo de trabajo te ayuda a encontrar oportunidades de mejora para optimizar la productividad y anteponerse a posibles retos.

Cuando se trata de la gestión de proyectos ambiciosos y complejos, el análisis del desempeño se vuelve un aspecto clave, sobre todo porque permite realizar ajustes con tiempo para no descuidar el cumplimiento de los objetivos.

Genera un clima organizacional favorable y flexible

Los profesionales que ejercen sus servicios dentro de tu negocio pueden convertirse en verdaderos aliados para el crecimiento del mismo, pero esto solo es posible cuando reciben un trato ejemplar y se consolida un clima organizacional favorable.

Un entorno flexible y basado en la confianza ayuda a que tus empleados se sientan cómodos para compartir sus ideas y manifestaciones creativas, todos esos aportes son de gran valor para generar mejoras en el negocio.

Conclusiones y recomendaciones finales

  • Aplicar herramientas de comunicación como Slack puede ayudar a tener una eficiencia operativa del 35%.
  • El Onboarding Digital es una metodología clave para lograr una integración eficiente de nuevos profesionales en tu equipo de trabajo.
  • El 90% de los trabajadores que utilizan tecnologías efectivas para la automatización asegura percibir mayores niveles de productividad.
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