Cómo Implementar un Sistema de Análisis BI en una PYME

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Implementar análisis BI

Cómo presentar información de manera efectiva

Tomar decisiones en el entorno corporativo a menudo supone un reto, y esto aplica tanto para grandes como para pequeñas empresas. Así que, no es una sorpresa que muchos se interesen por saber cómo implementar un sistema de análisis BI en una PYME.

Si bien es cierto que el concepto de Business Intelligence se ha popularizado aún más en los últimos años, la verdad es que es una metodología que lleva tiempo funcionando y que hoy en día deja a disposición ventajas muy competitivas.

La importancia del Business Intelligence para las empresas radica en la posibilidad de mejorar el control dentro de la organización, para aumentar el rango de productividad, reducir márgenes de error y maximizar las ganancias. 

Pero de la teoría a la práctica realmente hay un arduo camino, y es posible plantearse múltiples dudas. Es por esto que en este artículo te contaremos cómo implementar un sistema de análisis BI en una Pyme siguiendo una metodología asertiva. 

¿Cómo implementar un sistema de análisis BI en una Pyme?

Aunque al valorar qué es Business Intelligence y entender sus principios, se puede percibir como una metodología muy completa, la verdad es que necesita complementarse con una estrategia para rendir resultados positivos. 

Incluso eligiendo excelentes software para el análisis y la interpretación de datos, el retorno de inversión puede verse afectado al carecer de unos lineamientos estratégicos previamente definidos.

Entonces antes de poner en práctica el análisis de datos mediante Business Intelligence, es oportuno cuestionarse:

  • ¿Cómo serán administrados los datos para el análisis?
  • ¿Qué objetivos serán perseguidos para estructurar la toma de decisiones? 
  • ¿Cómo será implementada la plataforma de software BI en la empresa?

Seguramente tienes muchas dudas acerca de cómo implementar un sistema de análisis BI en una Pyme, así que a continuación te contaremos un recuento de pasos para poder obtener excelentes resultados. 

1. Establecer Objetivos Claros

Si hay un paso imprescindible para implementar un sistema de análisis BI en una Pyme, es tener una definición de objetivos que sean medibles o cuantificables. Además, la definición de las metas deben ser claras para reducir el espacio de dudas. 

Cada empresa emergente debe contar con sus propios objetivos corporativos, en donde se complementa el trabajo de varios departamentos. En esta delimitación surgen las metas de producción, rendimientos económicos y por supuesto, la superación de retos.

Por supuesto, cada caso y cada empresa es diferente, así que persiguen metas diversas y se enfrentan a situaciones distintas. Así que la base de cualquier proyecto desempeñado por un consultor Business Intelligence, es saber los objetivos. 

Al reflexionar sobre los objetivos, entonces se establece una perspectiva aproximada del alcance del proyecto y los recursos que necesitarás para emprender de manera exitosa. 

Además, teniendo en cuenta los propósitos tanto en la aplicación de la estrategia BI como las metas corporativas en sí, es mucho más fácil elegir las mejores herramientas de Power Bi para su ejecución. 

También hay que tomar en cuenta los KPI

Una vez definidos los objetivos que debe perseguir la ejecución de la estrategia de Business Intelligence, es necesario observar cuáles serán las métricas o KPI que deberá analizar el sistema BI. 

Esto es clave para saber qué herramientas elegir y cuál es el alcance que deberían disponer para que no surjan contratiempos futuros. 

Asimismo, en esta fase es conveniente definir cuántas personas deberán tener acceso al sistema BI dependiendo de la pertinencia en cuanto a su cargo. 

2. Seleccionar la Herramienta de BI Adecuada

Lo siguiente respecto a cómo implementar un sistema de Análisis BI en una PYME, es elegir el sistema o las herramientas necesarias para la entrada y el procesamiento de toda la información. 

Muchos expertos sugieren la instalación de un sistema de Business Intelligence para pequeñas empresas con varias integraciones y con una capacidad escalable. 

Pues, de esa manera en cuanto crezca el negocio y aumente sus demandas, la herramienta seguirá funcionando. 

En caso tal de que tu PYME ya cuente con algunas herramientas para la automatización de procesos, conviene procurar que encajen bien con las funciones del sistema BI. Ten en cuenta que esto va a repercutir de manera positiva en el ahorro. 

Para la elección de la herramienta BI para una Pyme conviene tomar en cuenta dos cosas, en primer lugar las demandas y los objetivos que ya fueron planteados. Y en segundo lugar, debemos considerar el presupuesto para no crear un desbalance. 

Algunos tips para elegir una herramienta BI para PYME

  • Es oportuno que la herramienta muestre una interfaz agradable, de esta forma la usabilidad será mucho más práctica.
  • La generación de datos interactivos en una interfaz visual cómoda es muy importante, al igual que la capacidad de uso compartido de dichas proyecciones. 
  • La exportación de datos y almacenamiento en la nube ayuda a mejorar la seguridad en cuanto al manejo de la información. 

3. Recopilar y Limpiar los Datos

A través de Data Analytics, el plan de Business Intelligence logra examinar, recopilar e incluso segmentar datos de gran relevancia para entender los procesos ejercidos en la empresa. 

Asimismo, esta práctica conduce a la visualización de tendencias y de patrones que facilitan la determinación de errores o de oportunidades de mejora en los casos en donde así aplique. 

Este estudio es indispensable de cara al marketing digital, para entender lo que funciona y lo que no dependiendo del comportamiento del cliente. Pero realmente, es un análisis que aplica para comprender el funcionamiento de la empresa en sí.

El consultor de Business Intelligence debe valerse de las mejores herramientas para la entrada de datos y para el mantenimiento de los mismos, de esta forma se corrigen posibles errores y se usa información clave para las siguientes fases. 

4. Crear Paneles y Reportes Personalizados

Un conjunto de datos es solo un conjunto de datos sino están sustentados con una interpretación adecuada y de fácil comprensión. 

Seamos sinceros, los directivos no tienen tiempo para quebraderos de cabeza analizando combinaciones numéricas que no transmiten nada a simple vista. Y el buen desempeño de un consultor de BI también se valora por su buena capacidad para comunicarse. 

Es por esto que, dentro de la labor de implementar un sistema de análisis BI en una Pyme destaca la presentación del análisis. Lo ideal es crear paneles interactivos sustentados con gráficos y segmentación de la información con colores de acuerdo a la relevancia. 

Actualmente existen varias herramientas para el reporting, y aunque son un apoyo fundamental también es necesaria la creatividad y el ingenio del consultor BI para presentar la información de una excelente forma, y delimitando los puntos más prioritarios. 

5. Capacitar al Personal

Aunque el consultor de Business Intelligence pasa a ser el líder del proyecto gracias a su experiencia y conocimientos técnicos en el sector, esta es una metodología que requiere del trabajo en equipo. 

Así que, el siguiente paso sobre cómo implementar un sistema de análisis BI en una PYME es instruir a los profesionales cuyas funciones son valiosas dentro de la ejecución de la estrategia. 

Dependiendo de las características de la empresa emergente, los directivos pueden decidir contratar a nuevos trabajadores para ejecutar las funciones, o capacitar a los empleados en nómina. 

Es por esto que acertar eligiendo las herramientas de BI, es clave. Porque el consultor tendrá la perspectiva y el conocimiento técnico para utilizarlo, pero es posible que al resto de los trabajadores les cueste un poco más si es una herramienta compleja. 

Los siguientes son algunos roles estratégicos que aplican al implementar un sistema de Business Intelligence:

  • Director de análisis para la administración de la plataforma de software. 
  • Arquitecto empresarial para crear un punto de equilibrio entre el uso de la plataforma y los datos ya existentes.
  • Administrador del sitio encargado de organizar el contenido, asignar permisos y delegar a otros grupos. 
  • Administrador de datos para la entrada de nuevos datos y la documentación de los procesos según el seguimiento.

Preguntas Frecuentes sobre Análisis BI para PYMES

Ahora que te hemos compartido información clave sobre cómo implementar un sistema de análisis BI en una PYME, puede que aún tengas algunas dudas. Principalmente es válido tener ciertos cuestionamientos porque cada caso es diferente.

A continuación, te plantearemos algunas dudas frecuentes y su respuesta para que sepas cómo manejar tu propio proceso. 

¿Cuáles son algunas herramientas populares de análisis BI para PYMES?

Hay varias herramientas útiles para ejecutar el análisis de Business Intelligence en pequeñas empresas, al tratarse de compañías emergentes suelen tener un precio un tanto más asequible. 

Las siguientes son algunas de las herramientas BI más utilizadas en la actualidad:

  • Power BI: es una herramienta diseñada por Microsoft a disposición de profesionales independientes y de empresas, deja a disposición una gran variedad de funciones para la creación de bases de datos y el análisis de este tipo de información. 
  • Tableau: esta herramienta permite crear una base de datos bastante interactiva, con la cual se pueden crear categorías para la segmentación de la información. También ayuda a administrar elementos webs, actualizar datos y mucho más. 
  • Google Data Studio: aunque es muy utilizado en el mundo del marketing digital, sus funciones son muy acordes en otros ámbitos. Una de sus ventajas es que ayuda a conectar con Google Ads, Google Sheets y mucho más desde un solo panel. 

¿Cuánto tiempo lleva implementar un sistema de análisis BI en una PYME?

En las fases iniciales sobre cómo implementar un sistema de análisis BI en una PYME hay que tomar en cuenta estimaciones de tiempo para ir alcanzando los hitos previamente establecidos. 

Dependiendo de la complejidad del proyecto, los objetivos pautados y la entrada de datos de la empresa emergente, esto puede demorar más o menos tiempo. En promedio, es un proceso que dura algunos meses.

¿Es costoso implementar un sistema de análisis BI en una PYME?

No necesariamente, de hecho si creas una alianza con un proveedor eficiente para acceder a un sistema Business Intelligence completo, se puede ahorrar de manera considerable. Sobre todo si cuentas con asesorías para aprovechar tus recursos y limitar costes.

Por supuesto, tal y como ocurre con muchos otros procesos, el precio va a depender del alcance del proyecto y también de la herramienta que se elija para ejecutar la estrategia previamente trazada. 

¿Qué tipo de datos pueden analizar las PYMES con un sistema de análisis BI?

Una de las ventajas competitivas de implementar un sistema de análisis de Business Intelligence es que se puede acceder a una gran variedad de información de distintas áreas corporativas. 

Por supuesto, esto incluye datos del departamento de ventas, información del equipo de marketing y de finanzas, da un seguimiento sobre las tareas operacionales e incluso, de recursos humanos.

¿Cuál es el primer paso para implementar un sistema de análisis BI en una PYME?

No hay duda, uno de los primeros pasos para implementar un sistema de análisis BI en una Pyme es establecer los objetivos que sustenten y además justifiquen su puesta en marcha. 

Esto es algo que se puede llevar a cabo en equipo, tomando en cuenta el estado real de la empresa. Posteriormente, hay que elegir alguna herramienta útil para facilitar el desarrollo de la estrategia. 

¿Qué beneficios puede obtener una PYME al implementar un sistema de análisis BI?

Principalmente, la implementación de un plan de Business Intelligence ayudará a tomar decisiones de manera informada, reduciendo así el margen de error y garantizando mejores resultados. 

Asimismo, es una técnica que ayuda en la optimización de procesos para tener mejores rendimientos corporativos, hallar buenas oportunidades de mercado y promover el ahorro.  

¿Es necesario tener experiencia técnica para utilizar una herramienta de análisis BI?

No es absolutamente necesario contar con experiencia técnica certificada, aunque por supuesto es un beneficio de cara a la ejecución del proyecto. 

La buena noticia es que actualmente hay muy buenas herramientas para poder analizar datos, gestionarlos y tomar decisiones según los principios de BI que son intuitivas y fáciles de usar. 

Conclusión y recomendaciones finales

No hay dudas de que el Business Intelligence ha venido para quedarse, y es un sistema capaz de proporcionar ventajas competitivas. 

Recomendamos aprovechar la asesoría de expertos para poder obtener mejores resultados en la ejecución de un plan de Business Intelligence para Pymes. 


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