Cómo reducir costes operativos en agencias de eventos

Análisis de Datos
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El acelerado paso hacia la digitalización ha marcado un precedente en la historia corporativa, y ahora los negocios deben plantearse cómo reducir costes operativos de manera eficiente para mantenerse vigentes en el sector.

Si bien es cierto que el empresario moderno tiene a su disposición herramientas increíbles gracias al elevado desarrollo tecnológico, también es un hecho que ha aumentado la competitividad empresarial.

Pero este no es el único reto añadido al auge de la tecnología, ya que también ha impactado en el comportamiento del consumidor. En un mundo donde la accesibilidad está a la orden del día, las exigencias no paran de surgir.

¿Cómo superar los retos corporativos de la era moderna? ¿De qué manera se puede sacar provecho a la automatización para ahorrar costes y optimizar la productividad?

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El rol de la automatización para reducir costes operativos en tu negocio

Una parte esencial sobre la correcta gestión de ingresos de la empresa, es lograr la reducción de gastos en el manejo de la misma. ¡Pero es todo un reto!

Es por esto que merece la pena apostar por soluciones innovadoras como la automatización de procesos, un sistema enfocado en acelerar aquellas tareas repetitivas que suelen quitar mucho tiempo.

Según el portal SiliconRepublic el 2024 será un año de crecimiento para las herramientas de automatización, y su aplicación crecerá en múltiples sectores corporativos.

En este contexto las empresas dedicadas a los eventos no son la excepción, ya que pueden valerse de la agilización de múltiples tareas y gracias a esto aumentar en un 25% la reducción de costes.

Algunas funciones ofrecidas por estas herramientas son comunes, como la gestión en los procesos de facturación o seguimiento de proyectos, aunque existen sistemas más complejos que permiten llevar a cabo tareas mucho más exigentes.

Otro punto importante destacado por los expertos, es la complementación entre los sistemas de automatización y la inteligencia artificial, múltiples compañías desarrolladoras de IT se han valido de esta fusión para crear herramientas impresionantes.

Beneficios de implementar la automatización para reducir costes operativos

¿Has escuchado sobre la automatización pero aún no tienes claro cómo puede favorecer en el manejo de tu empresa de organización de eventos? ¡Descuida, aquí te cuento las principales ventajas competitivas que puedes obtener de su implementación!

Aumento de la productividad

Según un estudio realizado por el portal MIT Technology Review siete de cada 10 empresas dedicadas a ofrecer servicios han implementado un sistema de automatización de procesos para incrementar la productividad.

Y esto tiene muchísimo sentido ya que existen algunas tareas cuya realización manual suele demandar mucho tiempo, un claro ejemplo es la gestión de la facturación y el desarrollo de una base de datos para el seguimiento de los pedidos de los clientes.

Con la implementación de un software para la automatización este tipo de tareas no representan un reto tan complicado, sino que se puede agilizar su desarrollo de manera considerable.

Además, el incremento de la productividad por supuesto que tiene un impacto positivo en el aumento de los ingresos, pero también ofrece otras ventajas importantes como las mejoras en la experiencia del cliente y el aumento de la calidad en la oferta.

Optimización del tiempo

Esta es una importante ventaja que ofrece la automatización para reducir costes operativos, y está muy relacionado con el aumento de la producción.

Mientras menor sea el tiempo implicado en realizar una tarea, su impacto en la cuenta de resultados también se verá reducido. Pero esto no es todo, ya que la optimización del tiempo también es un factor clave para gestionar de manera eficiente el talento humano.

De esta forma tus trabajadores pueden dedicar más tiempo a tareas mucho más ambiciosas que requieren de criterio e ingenio, y cuya realización se asocie con encontrar oportunidades de mejora para el crecimiento de la empresa.

Mayor visibilidad comercial

Una de las ventajas competitivas de descubrir cómo reducir costes operativos en tu empresa, es que no solo es un gran aliado para la ejecución sino también para el seguimiento y control de distintos procesos ejecutados en tu negocio.

Las empresas dedicadas a ofrecer servicios suelen ingresar cientos de miles de datos, y muchas veces es todo un reto poder realizar un seguimiento minucioso a cada uno de los procesos operativos de la empresa.

La implementación de un software de automatización y gestión de proyectos es una pieza clave para mejorar la visibilidad comercial y operativa de tu negocio. Puedes obtener informes tanto analíticos como predictivos tomando información real de tu empresa.

Incremento de la eficiencia

Reducir los costes operativos a través de la automatización también permite facilita la superación de todos los objetivos corporativos, y todo esto manteniendo la eficiencia o incluso superando el rango de calidad habitual.

Al tener una mejor organización y la facilidad de llevar a cabo un seguimiento en tiempo real, la gestión de tus eventos puede ser mucho más destacada por su eficiencia, reduciendo así cualquier tipo de contratiempo que pudiera afectar a la calidad de tu servicio.

La eficacia también se relaciona con el buen manejo de las finanzas en la empresa, ya que la automatización permite tomar decisiones basadas en planteamientos objetivos y datos precisos.

Gracias a este tipo de sistemas contarás con informes de todos los proyectos para gestionar tu capital de manera útil. Podrás recortar gastos y tomar decisiones basados en datos muy precisos.

Reducción de errores

La realización de tareas manuales repetitivas como archivar informes, registrar datos, generar facturas y organizar toda esa información, requiere de un alto nivel de atención.

Pero incluso al disponer de un personal apto y capacitado, los errores nunca están exentos de ocurrir. La mala noticia es que las equivocaciones pueden costar cientos de miles de euros a tu empresa, y poder reducir el margen de error es un factor clave.

Por suerte, la automatización en empresas de organización de eventos ayuda a reducir las equivocaciones y a prevenir al máximo el traspapeleo. Pues a través de la ejecución de algoritmos muy precisos el sistema cumple con las tareas a cabalidad y sin fallos.

Mejoras en la imagen corporativa

Esta es una ventaja que no todos toman en consideración, pero es de suma importancia porque no solo se relaciona con reducir los costes operativos sino que ayuda en áreas como la fidelización de clientes y la expansión de tu marca.

En primer lugar, una empresa que apuesta por la tecnología y que está orientada hacia la innovación, es vista por los clientes de una forma mucho más positiva que un negocio con procesos arcaicos y poco vanguardistas.

Pero este aspecto va mucho más allá gracias al aumento de la participación del cliente, un beneficio obtenido a partir de la automatización y la implementación de sistemas en donde la cercanía y la comunicación con los clientes se da de una manera mucho más práctica.

¿Cómo reducir costes operativos en un 25% en tu empresa?

Ahora que conoces cuáles son los beneficios de la automatización para agilizar tareas en las diversas áreas de tu negocio, te contaré cómo puedes sacar provecho de ciertas herramientas para adquirir dichas ventajas.

Software online

Los software de contabilidad y demás sistemas para la automatización de funciones técnicas y operacionales, son de gran valor para las empresas que ofrecen servicios. Pues facilitan un uso intuitivo y capaz de ejecutar las tareas en menos tiempo.

Además de poder agilizar el desempeño diario en el negocio, es una gran herramienta debido a su accesibilidad. Pues los trabajadores pueden aprovechar su utilización desde cualquier lugar ya que es compatible con múltiples dispositivos.

Este tipo de software son ideales para obtener estos aportes:

  • Conseguir toda la información necesaria con unos pocos clics.
  • Mantener en constante actualización la base de datos.
  • Generar informes predictivos para la toma de decisiones.
  • Agilizar tareas repetitivas y mantener la organización de toda la documentación.
  • Visualizar la información de tus proyectos por separado para un seguimiento más efectivo.

Herramientas de gestión de proyectos

Una excelente forma de tener un seguimiento estratégico de tu trabajo es a partir del uso de herramientas de gestión de proyectos.

Sobre todo porque ayuda a definir una mejor planificación en donde se contemplen las estimaciones de tiempo e incluso posibles planes de contingencia.

Gracias a la visibilización de todas las tareas es mucho más fácil tomar decisiones correctivas o ajustar cualquier detalle para optimizar la productividad.

Asimismo, estas herramientas permiten realizar un seguimiento detallado del manejo de costes y uso de distintos recursos. Esto es un beneficio de cara a la evaluación posterior de la rentabilidad percibida y su posible crecimiento.

Herramientas CRM para las relaciones con tus clientes

Una excelente alternativa para reducir los costes operacionales en tu empresa de gestión de eventos, es utilizando alguna herramienta CRM que facilite la gestión en simultáneo de tus múltiples proyectos.

De esta forma podrás recopilar toda la información clave acerca de los asistentes de cada uno de tus eventos, así como poder visualizar todas las fases de una negociación hasta cerrar la contratación.

  • Hubspot: si estás buscando una herramienta CRM gratuita para tu agencia de eventos, esta es una excelente opción. Además que te permitirá probar sus múltiples funciones sin compromiso.
  • SalesForce: es una herramienta de pago con funciones muy completas para la gestión de las relaciones con tus clientes, ayuda a entender la naturaleza de cada proyecto antes y después del mismo.

Herramientas para la gestión de la inscripción de los asistentes

En la organización de un evento no solo es importante saber quiénes serán los invitados, sino también consolidar toda la información estratégica acerca de tus trabajadores y el desempeño ejercido para el cumplimiento de los objetivos de cada proyecto.

Bevy es una excelente herramienta para la organización de eventos a menor o mayor escala. Pues permite planificar, ejecutar y hacer un seguimiento de las distintas fases del evento.

Software para organización y seguimiento de las tareas

En una agencia de organización de festejos y eventos, el trabajo en equipo es clave para el éxito. Para impulsar esta dinámica profesional merece la pena apostar por las mejores herramientas de organización y gestión de tareas.

Trello es una de las herramientas más completas y al mismo tiempo más intuitivas para la organización de proyectos. Ayuda a tener un canal de comunicación cercano y fluido con los participantes y facilita la asignación de tareas.

Su metodología se basa en el uso de tableros Kanban, por esta razón confiere un ecosistema muy práctico para organizar cualquier tipo de tarea sin dejar escapar algún detalle importante.

Dentro de las ventajas competitivas de Trello tenemos:

  • Integra múltiples funciones para realizar un seguimiento mucho más completo de los proyectos.
  • Facilita la creación de agendas para reuniones en tiempo real.
  • Es una excelente alternativa para medir los tiempos y realizar ajustes para la optimización del mismo.
  • Facilita la automatización en el proceso de recopilación de datos.
  • Da acceso a campos personalizados para integrar necesidades específicas.

Chatbots

A través del uso de nuestros dispositivos móviles hoy en día es muy fácil acceder a lo que necesitamos, sobre todo en términos de servicios.

Esto ha hecho que los consumidores tengan como prioridad aumentar la cercanía con las empresas y obtener información en tiempo récord.

Para atender esta necesidad la implementación de chatbots se ha vuelto clave. De hecho, es una herramienta valiosa para la retención de clientes y para aumentar las ventas.

Funciones útiles que puedes conseguir a través de la automatización

Ahora que sabes cómo reducir costes operativos y mejorar el funcionamiento de tu empresa de gestión de eventos, merece la pena que conozcas algunas de las integraciones que puedes obtener a partir de la automatización.

Facilidad de seguimiento de proyectos

Además de la popular herramienta Trello, existen otros recursos valiosos como Slack. Su función se centra en facilitar la comunicación para la organización interna y el seguimiento de proyectos en tu empresa.

Con esta herramienta el trabajo en equipo es mucho más fácil de manejar, permite compartir archivos y tener una comunicación tanto por mensajería como por notas de voz.

Una ventaja competitiva de este recurso es que su precio es más accesible en comparación con Trello

Aumenta el crecimiento de tu negocio con la automatización digital

En conclusión si buscas reducir costos operacionales apostar por la automatización digital es lo mejor que puedes hacer, al menos si deseas obtener los siguientes aportes:

  • Aumentar la facilidad para la comunicación interna con tu equipo de trabajo.
  • Tener una mejor capacidad de delegación de tareas y un seguimiento de estas en tiempo real.
  • Incrementar la productividad sin descuidar la calidad ofrecida a cada uno de tus clientes.
  • Ahorrar tiempo y recursos gracias a poder terminar las tareas repetitivas con mayor antelación.
  • Fomentar la fidelización de clientes y tener un seguimiento activo para la captación de los mismos.

Lleva a tu empresa de organización de eventos al siguiente nivel, consulta nuestras asesorías y servicios para promover la automatización y garantizar el crecimiento de tu negocio.

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