Transformación Digital de BSJ Plus con la implementación de Notion

Casos de éxito

Sobre el cliente

BSJ es una empresa que se especializa en la gestión integral de sociedades científicas y médicas, ofreciendo servicios de secretaría técnica permanente, logística de eventos, y estrategias de comunicación y marketing. Su enfoque está en garantizar la viabilidad y el crecimiento de estas organizaciones, adaptándose a sus objetivos específicos.

Además, se encargan de la organización de eventos como congresos y cursos, asegurando el cumplimiento de códigos éticos y utilizando la última tecnología para mejorar la experiencia de los asistentes y la eficiencia organizativa.

NECESIDAD

Optimizar y gestionar la comunicación y procesos entre diferentes áreas de la empresa

Sin trazabilidad ni deadlines claros, el control y la eficiencia del equipo se desvanecen. – Gonzalo CEO

Con un panorama de más de 6 áreas, superando los 120 clientes y un caudal incesante de tareas y procesos, la empresa requería una solución tecnológica para centralizar sus operaciones. Ante un presupuesto limitado para la digitalización, solicitaron nuestra asistencia para hacer más eficiente sus flujos de trabajo

Sin mucho presupuesto para esta digitalización, nuestro objetivo fue brindarles las herramientas necesarias para agilizar procesos, detectar falencias, y elevar la satisfacción tanto de sus clientes como de sus empleados.

RETO

El desafío radicaba en comprender en profundidad los procesos de cada área de la empresa y asegurar que la adopción de un nuevo software fuera recibida como una mejora sustancial y no como una carga adicional. Era esencial que el equipo viera esta tecnología como un aliado en su día a día.

SOLUCIÓN

Tras una consultoría meticulosa, identificamos las necesidades y procesos de cada una de las áreas. La solución fue la implementación de Notion, una plataforma digital que personalizamos para adaptarse a cada uno de los requerimientos identificados. Notion se destacó por su flexibilidad y capacidad para centralizar la gestión de proyectos, tareas y comunicaciones en un solo lugar.

Metodología

SESIÓN 1

Participa el equipo de BSJ Plus y el equipo de Wheel Hub

El propósito de esta fase fue comprender a fondo la perspectiva de cada área en cuanto a sus procesos, identificar los puntos críticos, expectativas, desafíos y tiempos estimados. Esto con el objetivo de que en Wheel Hub podamos evaluar la mejor forma de comenzar y recopilar todas las soluciones posibles que se alineen y respondan eficazmente a sus necesidades.

SESIÓN 2

Propuesta de las soluciones

Se ha considerado la posibilidad de desarrollar un software a medida; no obstante, recomendamos optar por una herramienta ya existente en el mercado. Esta alternativa no solo satisface todas las necesidades identificadas, sino que también permite una optimización de costes.

Se han presentado 5 opciones, con sus ventajas y desventajas, y de acuerdo a las necesidades de la empresa y el tipo de procesos, se ha elegido en conjunto Notion.

SESIÓN 3

Implementación y formación a los empleados

Implementamos y personalizamos Notion de manera estratégica, acompañando el proceso con un programa de formación integral para los empleados. Esta fase crucial aseguró una transición suave y eficiente hacia la nueva plataforma, incluyendo:

  • Talleres personalizados: Se organizaron sesiones de formación adaptadas a las funciones específicas de cada departamento, enfocadas en maximizar la utilidad de Notion en sus tareas diarias.
  • Material de apoyo continuo: Se proporcionaron guías y material de consulta para facilitar la adaptación al nuevo sistema y asegurar una referencia rápida para cualquier duda o necesidad de formación adicional.
  • Soporte técnico y seguimiento: Establecimos una línea directa de soporte técnico para resolver incidencias rápidamente, además de realizar seguimientos periódicos para ajustar y mejorar la implementación según las necesidades reales del equipo.

Resultados

La colaboración con Wheel Hub marcó un antes y un después para BSJ. La implementación de Notion, respaldada por un análisis cuidadoso y una estrategia personalizada, no solo optimizó los procesos internos, sino que también mejoró significativamente la satisfacción de clientes y empleados. Esta transformación digital demostró que, con la consultoría adecuada, es posible alcanzar la excelencia operativa incluso con presupuestos limitados.

  • -30%

    Tiempos de gestión

  • +25%

    en la satisfacción del cliente

  • +37%

    En la productividad del equipo

  • +57%

    en el cumplimiento de plazos

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